Questions fréquentes

1. Sur quel support puis-je lire les messages cryptés par le Département ?

Vous pouvez lire vos messages cryptés depuis votre poste bureautique, par webmail ou encore sur vos équipements mobiles professionnels.

A noter que l’accès à vos mails cryptés nécessite aussi un logiciel de visualisation de documents PDF.

2. Qui est autorisé à lire les messages cryptés ?

L'utilisation des messages cryptés est réservée aux  partenaires du Département des Alpes-Maritimes dûment habilités par la loi à collecter et traiter des données confidentielles,  en particulier les professionnels de santé et du secteur médico-social pour l'échange de données médicales ou médico-sociales.

3. Comment lire un message crypté ?

Si vous êtes destinataire d'un message crypté pour la première fois, vous devez vous enregistrer afin de créer votre mot de passe. Attention, si vous êtes sur une boîte générique, vous devez vous mettre d'accord avec les autres intervenants et les prévenir. Lorsque vous recevrez d'autres messages cryptés vous n'aurez plus qu'à entrer ce mot de passe pour y accéder. 

4. Comment puis-je récupérer les pièces jointes ?

Le message (texte) de votre correspondant est affiché au centre du PDF crypté et les pièces jointes sont situées en bas / sur le coté gauche de votre écran. Afin de récupérer ces dossiers, il vous suffit de les enregistrer sur votre ordinateur comme lorsque vous enregistrez une pièce jointe d'un mail non crypté. 

5. Quelles sont les précautions à prendre lorsque je suis autorisé(e) à consulter un message crypté ?

Lorsque vous consultez un message crypté, vous devez prendre soin de ne pas communiquer votre mot de passe et de ne pas laisser le courriel ouvert à la vue de tous afin de garantir la sécurité des données. Veillez également à ne pas enregistrer ou conserver de données sensibles sur votre ordinateur ou votre smartphone personnel mais seulement sur les supports professionnels qui vous ont été confiés dans le cadre de vos missions.

6. A quel moment les documents ne sont plus cryptés ?

C'est le message envoyé sous forme PDF qui est crypté et non les documents eux-mêmes. Une fois extraits de "l'emballage PDF" et enregistrés les documents ne sont plus cryptés. Si vous souhaitez envoyer de nouveau ces fichiers vous devez prendre en compte le fait qu'ils ne sont plus cryptés.

7. Puis-je changer mon mot de passe ?

Oui, vous avez la possibilité de changer votre mot de passe en suivant le lien indiqué en fin du courriel de notification reçu. Veuillez noter que vous êtes responsable de la gestion de votre mot de passe. Si vous agissez au sein d'une boîte de messagerie générique assurez-vous de prévenir vos collègues de ce changement.

8. Puis-je transférer un message crypté à un tiers ?

Vous ne pouvez pas transférer directement un message crypté à un tiers (le message étant verrouillé par un mot de passe supplémentaire à chaque expédition). Pour cela il est nécessaire d'enregistrer les pièces jointes sur votre disque dur avant de les joindre à un nouveau message.

Le Département se désengage de toute responsabilité à partir du moment où les données dites sensibles sont transmises à l'établissement ou au professionnel.

Il déconseille donc vivement le transfert de messages cryptés à un tiers.

9. A qui dois-je m’adresser en cas d’oubli de mot de passe ?

Un lien est disponible à la fin de chaque courriel de notification afin de réinitialiser le mot de passe. Lorsque vous utilisez une boîte générique, veiller à en informer les autres intervenants.

10. Y a-t-il un temps limité de conservation du PDF crypté ?

Non, le PDF reste accessible sur la boite mail tant que le message n'est pas supprimé. En revanche, si vous souhaitez enregistrer le PDF crypté sur votre ordinateur, il vous faudra entrer le mot de passe que vous utilisiez à la date d'enregistrement pour pouvoir le consulter.

Exemple : Le fichier vous a été envoyé en janvier, crypté avec le mot de passe "Nice". Si au mois de février un nouveau mot de passe vous a été fourni (ex : Nice06) alors, votre fichier ne sera accessible qu'avec le mot de passe "Nice".

11. Puis-je enregistrer le PDF sur mon ordinateur portable professionnel et le consulter plus tard sans connexion internet ?

Oui, il est possible de consulter le message hors ligne à condition de l'avoir enregistré au préalable sur votre ordinateur portable professionnel.

A noter que pour y accéder il vous faudra entrer le mot de passe que vous utilisiez à la date d'enregistrement du fichier.

Exemple : Le fichier vous a été envoyé en janvier, crypté avec le mot de passe "Nice". Si au mois de février un nouveau mot de passe vous a été fourni (ex : Nice06) alors, votre fichier ne sera accessible qu'avec le mot de passe "Nice".