Affaires générales : Secrétaire de direction-CAB-(32028)

Missions

Placé(e) sous l'autorité de la Direction de Cabinet, le/la secrétaire de direction assure le soutien administratif, organisationnel, relationnel et logistique du Cabinet du Président. Il/Elle travaille en lien direct avec les membres du Cabinet, les élus, les directions de la collectivité, les partenaires institutionnels et les administrés. Il/Elle gère l'agenda, organise les réunions, audiences, déplacements et manifestations, prépare les dossiers nécessaires, assure le suivi des décisions, courriers et circuits de validation, et veille à la bonne circulation de l'information entre le Président, les élus, les services et les partenaires. Il/Elle garantit en toutes circonstances la confidentialité des informations traitées, la neutralité, la discrétion et la réserve attendues dans un environnement institutionnel exigeant.

Activités

- Vous assurerez la gestion du secrétariat et de l'agenda du Président et vous organiserez et planifierez des réunions ;
- Vous assurerez la préparation, la rédaction et la mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et rapports ;
- Vous effectuerez le recueil, l'analyse, le traitement et la diffusion des informations ;
- Vous assurerez la réception, le filtrage et la transmission des appels téléphoniques et des messages ;
- Vous effectuerez la gestion du courrier entrant et sortant ;
- Vous effectuerez le classement, l'archivage et le suivi administratif des dossiers ;
- Vous assurerez l'accueil, le renseignement et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Vous utiliserez quotidiennement des outils bureautiques et de planification, notamment Outlook.
- Vous préparerez les dossiers nécessaires aux réunions, audiences, rendez-vous et manifestations du Président et du Cabinet ;
- Vous assurerez le suivi des parapheurs, des circuits de validation et des délais de traitement des dossiers ;
- Vous participerez au suivi administratif des demandes émanant des élus, partenaires institutionnels et administrés ;
- Vous contribuerez à la préparation logistique des réunions, réceptions, déplacements et événements du Cabinet ;
- Vous pourrez assurer, en cas d'absence, le relais du secrétariat particulier du Président.

Profil du candidat

- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de rédaction administrative ;
- Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Une connaissance du Département et du milieu politique serait appréciée.
- Vous connaissez les exigences liées au fonctionnement d'un cabinet, d'un exécutif local ou d'une direction générale ;

Savoir-faire :
- Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles ;
- Vous avez le sens de l'organisation et la capacité de planification ;
- Vous savez gérer des priorités et des situations urgentes ;
- Vous avez la capacité à travailler avec des interlocuteurs variés ;
- Vous maîtrisez les outils informatiques et de communication.
- Vous savez organiser, hiérarchiser et suivre plusieurs dossiers simultanément, dans le respect des priorités et des échéances ;
- Vous êtes capable d'anticiper les besoins, d'alerter utilement et de faciliter la circulation de l'information entre le Cabinet, les élus et les services.

Savoir-être :
- Vous faites preuve de discrétion et du respect absolu de la confidentialité ;
- Vous faites preuve de loyauté, de neutralité, de réserve et d'un sens élevé du service public ;
- Vous êtes rigoureux(se) ;
- Vous êtes réactif(ve) et dynamique ;
- Vous disposez d'une forte capacité d'adaptation face aux urgences, imprévus et sollicitations multiples inhérents à l'activité du Président et du Cabinet ;
- Vous êtes ponctuel(lle) et assidu(e) ;
- Vous possédez des qualités relationnelles et avez le sens de l'accueil ;
- Vous avez l'esprit d'équipe.

Prérequis

Formation Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou assistanat de direction, de type BTS Assistant de direction, avec une expérience confirmée sur un poste similaire auprès d'une direction générale, d'un exécutif local, d'un cabinet ou d'un environnement institutionnel exigeant.

Conditions de travail

Temps de travail : conforme au protocole sur le temps de travail 35 heures hebdomadaire,
- Travail en bureau,
- Disponibilité ponctuelle requise,
- Forte disponibilité et grande réactivité attendues, avec des horaires susceptibles d'être adaptés à l'activité du Président et du Cabinet,
- Gestion régulière d'urgences et de sollicitations multiples,
- Participation possible à des manifestations organisées les week-ends et jours fériés selon les nécessités du service,
- Respect absolu de la confidentialité des informations et dossiers traités.

Lieu de travail

Direction générale des services départementaux
Centre administratif des Alpes-Maritimes (CADAM)
147 boulevard du Mercantour 06200 Nice

Rémunération

Rémunération et régime indemnitaire statutaires
Sur site : stationnement gratuit, restaurant administratif, crèche, salle de sport, comité d'œuvres sociales, chèques déjeuner, CESU, chèques vacances
À proximité : stations de tramway, bus, train.

Modalités de recrutement

Recrutement par voie statutaire (Liste d'aptitude, mutation, détachement ou par voie contractuelle)